Dokumentenscanner für Paperless-NGX — Vergleich 2026
Wer Paperless-NGX nutzt, steht irgendwann vor der Frage: Welcher Scanner eignet sich eigentlich am besten? Smartphone-Apps reichen für einzelne Briefe, aber bei Ordnern voller Altpapier wird ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug zur Pflicht. Ich habe mir drei dedizierte Dokumentenscanner angeschaut und mit meinem Multifunktionsdrucker verglichen.
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Ich nutze selbst einen Brother DCP-L2530DW — ein Multifunktionsdrucker mit eingebautem Flachbettscanner. Für einzelne Briefe oder mal eine Rechnung reicht das. Aber sobald du einen Ordner mit 50 Seiten digitalisieren willst, legst du jedes Blatt einzeln auf die Glasplatte. Das macht man genau einmal, dann sucht man nach einer besseren Lösung.
Genau deshalb habe ich mir drei dedizierte Dokumentenscanner angeschaut, die in der Paperless-NGX Community regelmäßig empfohlen werden — und stelle auch meinen Brother als Vergleichsbasis mit vor.
Worauf es bei einem Paperless-Scanner ankommt
Nicht jeder Scanner eignet sich gleich gut für Paperless-NGX. Drei Eigenschaften machen den Unterschied:
ADF (Automatic Document Feeder) — Der automatische Dokumenteneinzug. Statt jedes Blatt einzeln auf eine Glasplatte zu legen, stapelst du 20, 35 oder 50 Seiten in den Einzug und drückst einmal auf Start. Ohne ADF wird das Digitalisieren alter Aktenordner zur Geduldsprobe.
Duplex-Scan — Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf. Klingt nach Kleinigkeit, spart aber die Hälfte der Zeit. Die drei dedizierten Scanner in diesem Vergleich können das — ein normaler Multifunktionsdrucker wie mein Brother nicht.
WiFi mit SMB/FTP — Das ist der Punkt, der bei Paperless-NGX den größten Unterschied macht. Scanner mit Netzwerkanbindung können Scans direkt in einen SMB-Netzwerkordner ablegen. Paperless-NGX überwacht diesen consume-Ordner und verarbeitet neue Dateien automatisch — OCR, Tagging, Archivierung. Kein PC als Vermittler nötig, kein manuelles Kopieren. Einschalten, scannen, fertig.
Scanner ohne WiFi brauchen immer einen angeschlossenen Rechner, der die Scans entgegennimmt und an Paperless weiterreicht. Das funktioniert, ist aber umständlicher.
Fujitsu ScanSnap iX1600 — Der Community-Favorit
Der ScanSnap iX1600 (seit 2024 unter dem Ricoh-Label vertrieben) ist der Scanner, der in der Paperless-NGX Community am häufigsten empfohlen wird — und das hat einen Grund.
Mit 40 Seiten pro Minute und einem 50-Blatt-ADF scannt er einen vollen Aktenordner in wenigen Minuten durch. Der 4,3-Zoll-Touchscreen zeigt Scan-Profile direkt am Gerät an: Ein Tipp, und die Dokumente landen per WiFi im richtigen Netzwerkordner.
So funktioniert der Paperless-NGX Workflow
- Am Touchscreen ein Profil wählen (z.B. “Paperless”)
- Der Scanner verbindet sich per WiFi mit deinem NAS oder Server
- Scans werden als PDF direkt in den SMB-Netzwerkordner geschrieben
- Paperless-NGX erkennt die neuen Dateien im
consume-Ordner - OCR, Tagging und Archivierung laufen automatisch
Kein PC muss laufen. Kein Scan-Programm muss offen sein. Der Scanner arbeitet autark.
Linux-Hinweis
Fujitsu/Ricoh bietet keinen nativen SANE-Treiber an. Für USB-Betrieb unter Linux gibt es VueScan als kostenpflichtigen Workaround. Allerdings: Wenn du den Scanner per WiFi-SMB nutzt, ist das Betriebssystem egal — der Scanner schreibt direkt ins Netzwerk, unabhängig davon, ob dein Server Linux, macOS oder Windows läuft.
ScanSnap iX1600 passt zu dir, wenn
- Viele Dokumente auf einmal (50-Blatt-ADF)
- “Einschalten und Scannen” ohne PC
- Wer den Scan-Workflow so einfach wie möglich haben will
Technische Daten ScanSnap iX1600
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Scan-Geschwindigkeit | 40 ppm (Simplex) / 80 ipm (Duplex) |
| ADF-Kapazität | 50 Blatt (A4, 80 g/m²) |
| Optische Auflösung | 600 dpi |
| Duplex | Ja (einseitig + beidseitig) |
| Konnektivität | WiFi (2,4 + 5 GHz), USB 3.2 Gen 1 |
| Display | 4,3” Farb-Touchscreen |
| Scan-Ziele | SMB, Cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox), E-Mail |
| Max. Dokumentgröße | A4 (216 x 360 mm, mit Trägerblatt bis A3) |
| Tägliches Volumen | Hersteller gibt kein Limit an |
| Gewicht | ca. 3,4 kg |
| Betriebssystem | Windows, macOS; Linux nur via WiFi-SMB oder VueScan |
| Preis (Amazon.de) | ca. 365–430 EUR |
Brother ADS-1800W — Kompakt mit Linux-Support
Der Brother ADS-1800W ist der kompakteste Scanner in diesem Vergleich. Mit 1,42 kg und USB-C-Stromversorgung (kein separates Netzteil nötig) passt er auf jeden Schreibtisch — oder in die Laptoptasche.
30 Seiten pro Minute und ein 20-Blatt-ADF reichen für den Hausgebrauch. Wer nicht regelmäßig ganze Aktenordner durchjagt, kommt damit gut klar. Was den Brother von der Konkurrenz abhebt: Er hat native Linux-Unterstützung.
Paperless-NGX Workflow
Wie der ScanSnap kann auch der Brother direkt in SMB-Netzwerkordner scannen — Paperless-NGX holt die Dateien dort ab. Zusätzlich unterstützt er FTP, SFTP und E-Mail als Scan-Ziel.
Der 2,8-Zoll-Touchscreen ist kleiner als beim ScanSnap, aber ausreichend für die Profil-Auswahl.
Linux — der größte Vorteil
Brother stellt offizielle brscan-Treiber für Linux bereit. Der Scanner wird von SANE nativ erkannt. Das bedeutet: Du kannst direkt mit scanimage von der Kommandozeile scannen oder jedes SANE-kompatible Frontend nutzen. Für Raspberry-Pi-Setups, bei denen der Scanner per USB am Pi hängt, ist das ein klarer Vorteil gegenüber dem ScanSnap.
Brother ADS-1800W passt zu dir, wenn
- Linux-Nutzer, die SANE-Unterstützung brauchen
- Kleinere Scan-Aufträge (20-Blatt-ADF reicht)
- Mobiler Einsatz oder wenig Platz auf dem Schreibtisch
Technische Daten Brother ADS-1800W
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Scan-Geschwindigkeit | 30 ppm (Simplex) / 60 ipm (Duplex) |
| ADF-Kapazität | 20 Blatt (A4, 80 g/m²) |
| Optische Auflösung | 600 dpi |
| Duplex | Ja |
| Konnektivität | WiFi (2,4 GHz), USB-C 3.2 |
| Display | 2,8” Farb-Touchscreen |
| Scan-Ziele | SMB, FTP, SFTP, E-Mail, Cloud |
| Max. Dokumentgröße | A4 (215,9 x 863 mm mit Langpapier) |
| Gewicht | ca. 1,42 kg |
| Stromversorgung | USB-C (kein separates Netzteil) |
| Betriebssystem | Windows, macOS, Linux (native brscan/SANE-Treiber) |
| Preis (Amazon.de) | ca. 260–310 EUR |
Avision AD120 — Budget-Option mit Flatbed
Der Avision AD120 ist der günstigste Scanner in diesem Vergleich und der einzige mit einer zusätzlichen Flachbett-Einheit (Flatbed). Damit scannst du auch Bücher, Reisepässe, laminierte Ausweise oder empfindliche Dokumente, die nicht durch einen ADF gezogen werden sollten.
Mit 50 Blatt ADF-Kapazität und 25 Seiten pro Minute ist die reine Scan-Leistung ordentlich. Das Problem liegt woanders.
Kein WiFi — das schränkt ein
Für Paperless-NGX bedeutet das: Du scannst am PC, die Scan-Software speichert die Dateien lokal, und du musst sie dann in den consume-Ordner von Paperless verschieben — manuell oder per Script. Der nahtlose “Scannen und vergessen”-Workflow wie beim ScanSnap oder Brother funktioniert hier nicht.
Linux-Unterstützung
Avision hat ein SANE-Backend (sane-avision), aber der AD120 taucht in der offiziellen SANE-Kompatibilitätsliste nicht explizit auf. Ob er unter Linux zuverlässig funktioniert, konnte ich nicht bestätigen. In der Paperless-NGX Community gibt es keine Erfahrungsberichte zu diesem Modell.
Avision AD120 passt zu dir, wenn
- Budget steht im Vordergrund (~220 EUR)
- Flatbed-Scanner wird gebraucht (Bücher, Pässe, empfindliche Dokumente)
- Ein PC steht sowieso neben dem Scanner
Technische Daten Avision AD120
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Scan-Geschwindigkeit | 25 ppm (Simplex) / 50 ipm (Duplex) |
| ADF-Kapazität | 50 Blatt (A4, 80 g/m²) |
| Flatbed | Ja (A4) |
| Optische Auflösung | 600 dpi |
| Duplex | Ja |
| Konnektivität | USB 2.0 (kein WiFi!) |
| Display | LCD + Funktionstasten (kein Touchscreen) |
| Scan-Ziele | Nur über angeschlossenen PC |
| Max. Dokumentgröße | A4 (ADF), A4 (Flatbed) |
| Gewicht | ca. 3,5 kg |
| Betriebssystem | Windows, macOS; Linux über sane-avision (nicht bestätigt) |
| Preis (Amazon.de) | ca. 220–260 EUR |
Brother DCP-L2530DW — Was viele schon haben
Bevor du dir einen dedizierten Dokumentenscanner kaufst: Vielleicht steht die Lösung schon auf deinem Schreibtisch. Ich nutze selbst einen Brother DCP-L2530DW — ein Multifunktionsdrucker (Drucker, Scanner, Kopierer) für unter 200 EUR.
Der eingebaute Flachbettscanner funktioniert unter Linux mit den offiziellen brscan4-Treibern. SANE erkennt ihn nativ, scanimage funktioniert direkt. Für Paperless-NGX gibt es zwei Wege:
- Per WiFi: Scan-to-FTP oder Scan-to-Netzwerkordner über das Brother-Webinterface einrichten → Dateien landen im
consume-Ordner - Per USB/SANE: Mit
scanimagevon der Kommandozeile scannen und die PDF direkt in denconsume-Ordner schreiben — lässt sich auch per Script automatisieren
Wo die Grenzen liegen
Der DCP-L2530DW hat keinen ADF und keinen Duplex-Scan. Jedes Blatt muss einzeln auf die Glasplatte. Bei einem einzelnen Brief pro Woche ist das kein Problem. Bei 50 Seiten Steuererklärung schon.
Außerdem scannt er deutlich langsamer als ein dedizierter Dokumentenscanner — eine exakte Seitenrate gibt Brother nicht an, aber im Vergleich zu 40 ppm beim ScanSnap merkst du den Unterschied sofort.
DCP-L2530DW passt zu dir, wenn
- Du hast den Drucker bereits und willst kein zusätzliches Gerät kaufen
- Gelegentliches Scannen reicht (ein paar Seiten pro Woche)
- Linux-Unterstützung ist dir wichtig (brscan4 + SANE nativ)
Technische Daten Brother DCP-L2530DW
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Gerätetyp | Multifunktionsdrucker (Drucker/Scanner/Kopierer) |
| Scan-Auflösung | bis 1200 x 1200 dpi (Flachbett) |
| ADF | Nein |
| Flatbed | Ja (A4) |
| Duplex-Scan | Nein (nur manuell) |
| Konnektivität | WiFi (2,4 GHz), USB 2.0 |
| Scan-Ziele | FTP, Netzwerkordner, E-Mail (über Webinterface) |
| Linux/SANE | Ja — native brscan4-Treiber |
| Gewicht | ca. 10,3 kg |
| Preis (Amazon.de) | ca. 150–190 EUR |
Du wirst hier einen groben Überblick finden.
Allerdings biete ich dir auch noch etwas mehr Support an:
- Du benötigst persönlichen Support
- Du möchtest von Beginn an Unterstützung bei deinem Projekt
- Du möchtest ein hier vorgestelltes Plugin durch mich installieren und einrichten lassen
- Du würdest gerne ein von mir erstelltes Script etwas mehr an deine Bedürfnisse anpassen
Für diese Punkte und noch einiges mehr habe ich einen limitierten VIP-Tarif eingerichtet.
Falls der Tarif gerade nicht verfügbar ist, kontaktiere mich auf Discord!
Alle vier Scanner im Überblick
| Eigenschaft | ScanSnap iX1600 | Brother ADS-1800W | Avision AD120 | Brother DCP-L2530DW |
|---|---|---|---|---|
| Geschwindigkeit | 40 ppm / 80 ipm | 30 ppm / 60 ipm | 25 ppm / 50 ipm | k.A. (langsam) |
| ADF | 50 Blatt | 20 Blatt | 50 Blatt | Nein |
| Flatbed | Nein | Nein | Ja | Ja |
| WiFi | Ja (2,4 + 5 GHz) | Ja (2,4 GHz) | Nein | Ja (2,4 GHz) |
| USB | USB 3.2 | USB-C 3.2 | USB 2.0 | USB 2.0 |
| Duplex | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Touchscreen | 4,3” | 2,8” | Nein | Nein |
| Linux/SANE | Nein (VueScan) | Ja (nativ) | Unklar | Ja (brscan4) |
| Scan ohne PC | Ja (SMB) | Ja (SMB/FTP) | Nein | Ja (FTP) |
| Paperless-NGX | Sehr gut | Gut | Umständlich | Geht (einzelne Seiten) |
| Gewicht | 3,4 kg | 1,42 kg | 3,5 kg | 10,3 kg |
| Preis | ~365–430 EUR | ~260–310 EUR | ~220–260 EUR | ~150–190 EUR |
| Für wen | Viel Papier, einfacher Workflow | Linux, mobil, kleinere Stapel | Budget, Flatbed nötig | Schon vorhanden, wenig Papier |
Dokumentenscanner mit ADF die perfekt mit Paperless-NGX zusammenarbeiten
Scanner für Paperless-NGX
| Bild | Produkt | Preis | |
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Meine Einschätzung
Wer Paperless-NGX nutzt und den Scan-Workflow so einfach wie möglich haben will, greift zum ScanSnap iX1600. Per WiFi scannen, direkt in den Netzwerkordner, Paperless macht den Rest. Das ist der Workflow, den die meisten in der Community nutzen und empfehlen.
Wer Linux-Unterstützung braucht — etwa weil der Scanner per USB am Raspberry Pi hängen soll — ist mit dem Brother ADS-1800W besser bedient. Native SANE-Treiber, kompakte Bauform und USB-C machen ihn zum passenden Kandidaten für Pi-basierte Setups.
Der Avision AD120 ist eine Option, wenn du einen Flatbed-Scanner brauchst (Bücher, Pässe) und das Budget begrenzt ist. Für einen reinen Paperless-NGX-Workflow ohne PC-Vermittlung fehlt ihm aber WiFi.
Und falls du wie ich schon einen Brother DCP-L2530DW oder einen ähnlichen Multifunktionsdrucker hast: Für ein paar Seiten pro Woche reicht der. Die SANE-Treiber funktionieren unter Linux, und über FTP landen die Scans auch im consume-Ordner. Erst wenn du größere Mengen digitalisieren willst, lohnt sich ein dedizierter Scanner mit ADF.
Die drei dedizierten Scanner in diesem Vergleich habe ich nicht selbst getestet — die Einschätzungen basieren auf Herstellerangaben, Amazon-Bewertungen und Erfahrungsberichten der Paperless-NGX Community.
Weiterführende Artikel
- Paperless-NGX mit Docker installieren — Komplette Installationsanleitung für Paperless-NGX auf dem Raspberry Pi
- Raspberry Pi – Docker ohne Probleme installieren — Docker-Setup als Basis für Paperless-NGX
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